LOS SISTEMAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL

Son aplicaciones o herramientas de gestión que permiten mejorar y potenciar los recursos de una organización, pueden ser:

·         Recursos humanos

·         Nómina

·         Tecnología

·         Servicio al cliente, etc.

La información entregada por el sistema debe cumplir con los siguientes pasos.

·         Calidad: Quiere decir que la información debe ser fiel reflejo de la realidad esto es imprescindible para los gerentes.

·         Oportunidad: Cuando se necesite aplicar medidas correctivas, debe hacerse  a tiempo, para así lograr el control eficaz, evitando la desviación de los objetivos planteados inicialmente.

·         Cantidad: Se refiere a que la información entregada debe ser completa, precisa e importante, no se debe entregar exceso de información irrelevante, porque puede llevar a los gerentes a tomar decisiones equivocadas.

·         Relevancia: Toda esta información que se entrega al gerente debe ser la de sus tareas, responsabilidad y y/o departamento.

PASOS PARA ANALIZAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

1. Identificar los agentes de información tales como:

·         Profesionales.

·         Trabajadores.

·         Supervisores.

·         Administradores, etc.

2. Establecer objetivos:

·         Corto plazo.

·         Largo plazo.

3. Determinar si los procedimientos y formularios son sencillos e indicados para:

·         Recopilar.

·         Registrar.

·         Tabular.

·         Analizar la información que se va a entregar.

4. Establecer sistemas, ya sean manuales o computarizados y así entregar la información más útil a los trabajadores de acuerdo a su labor.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

La estructura se define como un sistema integrado usuario –máquina. Esto se refiere que debe existir un trabajo en conjunto, pues algunas tareas son realizadas mejor por el hombre y otras por las máquinas. Así este sistema se complementa para proporcionar toda la información necesaria para apoyar a:

·         Operaciones.

·         La administración.

·         La toma de decisiones de una empresa.

Para esto el sistema va a utilizar:

·         Equipos de computación y software.

·         Procedimientos.

·         Manuales.

·         Modelos para el análisis de planeación y control y la toma de decisiones.

·         Base de datos.

ESTRUCTURA PIRAMIDAL DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

FASES EN EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

EXISTEN 4 FASES:

1.-CONCEPTUALIZACIÓN:

·         Se definen las necesidades.

·         Se hace una evaluación inicial de las alternativas viables.

·         Se elabora un documento estratégico que presenta la acción a seguir.

Esta fase tiene las siguientes actividades:

·         Identificar las necesidades de la organización.

·         Determinantes de lo que es factible con respecto a la tecnología, la capacidad del personal y los recursos financieros.

·         Proceder con una evaluación inicial de las alternativas.

·         Establecimiento del reporte sobre los resultados obtenidos, el cual es la guía para la fase 2.

Esta fase además consta de 5 sub-etapas:

• Etapa 1:  Constitución de un grupo de trabajo
• Etapa 2: Definición de las necesidades
• Etapa 3: Determinar lo que es factible
• Etapa 4: Evaluación de alternativas
• Etapa 5: Preparación de un reporte final

2.- EVALUACIÓN DETALLADA Y DISEÑO:

·         Se evalúan en forma cuidadosa los sistemas que podrían ser adquiridos.

·         Si se decide modificar o diseñar un sistema personalizado, se debe analizar problemas de diseño.

Esta fase consta de 3 sub-etapas:

• Etapa 1: Evaluación detallada del programa
• Etapa2: Complementación del diseño
• Etapa 3: Finalización del plan SIG

3.- DESARROLLO DEL SISTEMA E IMPLEMENTACIÓN:

La organización desarrolla, perfecciona o implementa el sistema escogido y lo implementa.

Esta fase consta de 8 etapas:

• Etapa 1:Desarrollo del sistema
• Etapa 2: Instalación de equipos tecnológicos
• Etapa 3: Preparación y revisión de la documentación
• Etapa 4: Configuración del sistema
• Etapa 5: Prueba
• Etapa 6: Transferencia de los datos
• Etapa 7: Capacitación
• Etapa 8: Ejecución de operaciones paralelas

Se debe trabajar en paralelo el sistema anterior con el nuevo, hasta que este sea de uso constante, entregando parte de la información.

4.-MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE AUDITORIA DEL SIG

·         Se refiere al proceso final, en la cual una vez desarrollado e implementado el sistema, deberá hacerse en forma periódica auditorías para asegurar que este funcione adecuadamente.

·         Esto debe ir incluido cuando se hace la planificación del SIG.